Kommuners verksamhet är pappersslukande. Stora mängder kopieringspapper trycks och skickas ständigt mellan både politiker och tjänstemän. Ett papperslöst kontor sparar in på både pengar och miljö, och ligger i tiden.
- Vi diskuterar digitaliseringsmöjligheterna för fullt, och nu har vi ett kommunstyrelsebeslut om att slopa papper på sammanträden och utskick, berättar Elisabet Olsson som är nämndsekreterare i kommunstyrelsen i Västervik.
Rent konkret kan kommunen uppskattningsvis spara miljonbelopp på porto- och tryckkostnader.
Som alternativ till att printa ut handlingar på papper ska politiker kunna använda bärbara datorer eller Ipads, surfplattor, på sammanträden. På så vis undviker man både kostnaden och värnar samtidigt om naturen.
- Vi håller på att förse alla politiker i kommunen med First Class-konton, där man kan mejla varandra handlingar i stället för att skriva ut dem.
Men att få allt att bli digitaliserat är ett stort projekt, och från kommunledningens håll har det markerats att utskriftsmöjligheten måste finnas kvar.
- Det gäller att få folk att vänja sig vid ett annat arbetssätt. Det finns ju fördelar med digital hantering, som att det är lättare att ha allt samlat och ordnat på samma ställe än att ha det i röriga högar, säger Olsson, och utvecklar:
- Men i dag har vi inte ett dokument- och informationshanteringssystem som tillåter en total övergång, men vi siktar på att byta till ett sådant system i framtiden.
Förutom Haparanda som nu sticker ut hakan och satsar på papperslös verksamhet inom tre år är Västerås en förebild för Västervik.
- De har bytt ut sitt system och sparar numera alla handlingar digitalt, gör underskrifter digitalt och så vidare. Men det har tagit dem fem, sex år och de är inte helt klara ännu. Vi har varit där på besök och sett hur det fungerar.
Skillnaden i Västerås kommun är att man har börjat med tjänstemännen, att få dem att börja arbeta mer digitalt före politikerna.
- Vi kanske har valt den svåra vägen som gör tvärtom, säger Elisabet Olsson med ett skratt.