Kommunala handlingar förvaras inte brandsäkert
Kommunens handlingar lever farligt. Närarkivet förvaras inte brandsäkert och hanteringen av e-post, fax och telefoni bör ses över.
Närarkivet. De senast inkomna skrivelserna till kommunen förvaras under några år i ett närarkiv. Ett rullarkiv som inte kan betraktas som brandsäkert. Foto: ANDERS STEINER
Foto:
I stort sett gör den det men det finns undantag. Revisionen anser inte att det är så bra med att det ständigt finns sent inkomna extraärenden till kommunstyrelsens sammanträden. Dessutom att det finns för många ärenden på dagordningen.
- Det finns inte utrymme för att alla inblandade att ordentligt sätta sig in i alla ärenden, säger revisionens ordförande Inger Wiman.
En ordentlig genomgång över delegationsordningen behöver genomföras anser revisionen för att underlätta hanteringen. Samtidigt slår man ner på att ett par ärenden delegerats till kommunstyrelsens ordförande med hänvisning till att det var brådskande ärenden.
- Det handlar om två externa remisser, där remisstiden har varit väl tilltagen för kommunen. Vi anser inte att denna typ av ärenden ska beslutas genom ordförandebeslut med hänvisning till brådskande ärende, då orsaken i stället är bristande planering av ärendehanteringen.
Även hanteringen av allmänna handlingar är bristfällig anser kommunrevisonen. Närarkivet innehåller de senast inkommande handlingarna och skrivelserna förvaras i ett så kallat rullarkiv. Det är inte brandsäkert.
"Kommunstyrelsens förvaring och hantering av allmänna handlingar är bristfällig. En arkivlokal ska hålla en brandteknisk klass som innebär att material i golv, väggar, tak och dörrar är av sådan kvalitet att det motstår öppen eld i minst två timmar. Kommunstyrelsens närarkiv är ej brandklassat. Kommunstyrelsen behöver se över sina arkivlokaler".
Det finns flera saker som behöver ses över. Revisionen vill att kommunstyrelsen ser över arbetsutskottets roll som beredande organ.
Dessutom konstaterar revisionen att personalutskottet lever sitt eget liv, då ärendehanteringen avseende personalutskottet är helt avskild från kommunstyrelsens övriga ärendehantering.
- Vi anser att personalutskottets ärendehantering bör vara integrerad med kommunstyrelsens övriga ärendehantering, skriver kommunrevisionen.
Så jobbar vi med nyheter