Målet är att det nya kontaktcentret ska kunna lanseras nästa år.
– Tanken att vi både ska öka tillgänglighet och göra det effektivare, säger kommunalrådet Harald Hjalmarsson (M).
I dagsläget arbetar sammanlagt sju personer i kommunhusets reception och kommunens växel. Men när det nya kontaktcentret blir verklighet kommer antalet anställda att minskas. Tanken är det ska arbeta fem kommunvägledare och en samordnare på det nya kontaktcentret.
– Ambitionen är att vi ska bli färre och att det här blir en effektivisering. Men det kommer att behövas en projektledare i början så vi kommer inte minska på personalen på en gång, säger Harald Hjalmarsson.
Han tillägger att personalstyrkan sedan kommer att minskas med naturlig avgång.
Kommunen planerar också att rekrytera en ny chef, en kommunikationschef med koncernsamordnande roll. Och den nya avdelningen ska slås samman med kommunens kommunikationsavdelning.
Målet är att det nya kontaktcentret ska kunna lanseras nästa år. Men förberedelserna drar i gång redan till hösten och kommunen uppskattar att det kommer att kosta ungefär en miljon kronor under de första två åren, 2024 och 2025. Pengarna ska användas till bland annat utbildningar, konsultstöd och kontorsanpassningar, enligt kommunen.
Syftet med satsningen är också att få bättre koll på hur många ärenden som kommer in till kommunen och vad kommuninvånarna vill ha hjälp med och att det ska gå att nå kommunen även efter klockan fyra i framtiden.
– Vi människor har ju fått lite ändrade beteenden och vanor. Telefonsamtalen till kommunen minskar och frågor kommer in på andra sätt. Vi ser att det finns utrymme för att få en ökad tillgänglighet, kanske inte dygnet runt men i alla fall något längre än normal arbetstid, säger Harald Hjalmarsson.
Målet är att till att börja med svara på 30 procent av ärendena vid första kontakten. Harald Hjalmarsson förklarar att det ska gå att höra av sig till kontaktcentret gällande frågor om såväl snöröjning som bygglov.
Ambitionen är att även de kommunala bolagen ska vara med i kontaktcentret så småningom, men inte i inledningsskedet. Därför kommer också kommunen att titta på hur kommunen i framtiden kan samarbeta med de kommunala bolagen. Målet är att effektivisera och samordna kommunikationen med kommuninvånarna.
Kommunen vill slå ihop kommunens växel och reception och öppna ett kontaktcenter.
Västerviks kommun vill att det i framtiden ska gå att nå kommunen på ett sätt, via ett kontaktcenter. Syftet är att effektivisera men också att se till att kommuninvånarna verkligen får svar och hjälp.