Det är tre aktörer som under hösten placerats under samma tak inne i den gamla konsumbutiken på Norra vägen i Västervik. Norra Kalmar läns föreningsarkiv låg tidigare i Bryggarens källarlokaler på Spötorget i centrum och tillsammans med Västerviks museums arkiv har man nu kapacitet att arkivera nästan 2,5 hyllkilometer.
– Några år ska det nog ta innan vi behöver bygga ut de nya lokalerna. Med den digitala eran som vi är i nu hoppas vi också att det ska bli mindre och mindre att hantera framöver, säger Olof Nimhed, museichef på Västerviks museums.
Den absolut största delen av arkivet tillhör Västerviks kommun. På 6 000 hyllmeter ska handlingar från 1863 och framåt samsas med alla nutida och framtida handlingar som hanteras av kommunen. Det allra mesta i kommunens arkiv är fritt för allmänheten att läsa. Ett insänt medborgarförslag från i fjol, en gammal bygglovshandling från mitten av 1990-talet eller ett protokoll från ett kommunsammanträde från seklets början – allt går att söka efter i kommunens hyllmetrar. Men det finns avdelningar som inte är för alla. Arkivskåp som kan låsas med nyckel.
– Det finns en hel del i kommunens handlingar som är omfattat av sekretesslagstiftningen. Exempelvis socialnämndens handlingar får inte vem som helst läsa utan vidare, säger kommunens arkivassistent, Kent Berg.
Inne på arkivcentrum finns en sal dit allmänheten hänvisas. Om det sker enligt personalens önskningar beställer den som vill titta i ett arkiv fram handlingarna i förväg.
– Det är främst för att det kan ta tid för oss att plocka fram materialet och då är det viktigt för oss att man beställt fram det i förväg, säger Kent Berg.
När föreningsarkivet flyttar ett arkiv till Arkivcentrum genomgår materialet fyra steg. För tillfället behandlas rederi Ragnes arkiv. Materialet löper från slutet av 1800-talet tills rederiet lades ned på 1970-talet. När underlaget anländer till Arkivcentrum tar arkivassistenten Kristian Svensson hand om de första två stegen i processen.
– Arbetet sker i kronologisk ordning så att vi kan få ordning på det. Först sker en grovsortering och sedan går vi ner till mindre enheter i nästa steg, säger han.
I ett arbetsrum sitter en annan arkivassistent och tar hand om steg tre i arkiveringen. Det är steget som tar längst tid i anspråk. Arkivassistent Louise Littorin bläddrar bland de tunna arken i en hög med brev. Hon tycker att arbetet är roligt, det är inte alltid som hon vill gå hem när arbetsdagen är slut.
– Efter att jag börjat sortera det här arkivet har jag börjat söka efter information om rederier på fritiden. Jag lär mig mycket om lokalhistorien hela tiden.
Louis Littorin ser till så att alla arkiverade papper ligger där de ska ligga. Gemen som håller ihop buntar avlägsnas för att undvika skador av rost , på sina håll har de redan satt sina spår. All text i alla brev ska gås igenom. Bokstav för bokstav, ark för ark. Pärm för pärm.
– Breven jag läser nu är korrespondensen mellan sjömanshustrur och rederiet Gagne under 1951. När männen låg ute till havs kommunicerade man med rederiet för att få information. Det är väldigt intressant att läsa breven. Det är en historia som fallit i glömska.
Kommunarkivet började flyttas redan i maj och föreningsarkivet lämnade sina gamla lokaler under augusti månad. Tusentals tunga arkivlådor har lyfts för hand. Olof Nimhed är tacksam för det arbete som alla medarbetare lagt ner under hösten.
– Det har lagts ner ett enormt arbete under hösten och det har nog resulterat i en hel del muskler hos personalen här.